Este MANUAL DE USUARIO ha sido preparado como parte de uno de los compromisos programáticos del Departamento de Recursos Naturales y Ambientales (DRNA)
para mejorar el proceso adjudicativo que atañe al manejo de los recursos naturales a través del PROGRAMA DE PERMISOS y del PROGRAMA DE CONSULTAS.
El
DRNA presta múltiples servicios a las dependencias gubernamentales y al público en general. La
emisión de permisos, franquicias, concesiones, autorizaciones, licencias, endosos y otros tipos servicios especializados como
certificación de deslindes y
asesoramiento sobre asuntos de la competencia y expertice son algunos de ellos. Estos servicios absorben gran cantidad de tiempo y recursos de la Agencia y del Secretario. Los atrasos en el procesamiento de permisos han representado un problema para el DRNA, desde su creación.
En Febrero de 2003, la Oficina de Gerencia y Presupuesto (OGP) llevó a cabo un estudio cuyo resultado fue plasmado en un documento titulado Evaluación Especial sobre la Organización, Funcionamiento y Procesos del Departamento de Recursos Naturales y Ambientales. Este estudio reveló que ciertamente la “dilación en los procesos para los permisos y endosos"... es uno de 10 problemas identificados. Por otro lado, los hallazgos obtenidos en las 5 reuniones y talleres de trabajo llevados a cabo en el 2003 y 2004 confirman que los empleados de las unidades de permisos concurren con la apreciación de los oficiales de la OGP. Existen otros tres estudios de simplificación y reingeniería de los procesos de permisos, contratados por el DRNA, que evaluaron la situación imperante y emitieron recomendaciones que nunca se implantaron. Muchas de
las ideas incorporadas en estos estudios así como las recomendaciones e información provista de los técnicos departamentales fueron integradas a este Manual. Los gerentes del servicio de carrera y los técnicos de las unidades procesadoras de los permisos y endosos prepararon gran parte de la información operacional contenida en el Manual atendiendo así las necesidades de las áreas.
Tomando en consideración el alcance de las responsabilidades, el volumen de trabajo, la complejidad de los asuntos, su impacto en el desarrollo económico y en los recursos naturales de la Isla, el DRNA ha desarrollado una serie de
estrategias a corto y largo plazo con el fin de:
- Dirigir, como gestión prioritaria, los esfuerzos del DRNA en la estructuración e implantación de medidas eficaces que resuelvan
definitivamente los atrasos en el proceso de permisos y endosos;
- Organizar, facilitar y fortalecer los componentes del proceso de permisos en distintos ámbitos;
- Estandarizar los procesos de evaluación tanto en el ámbito central como regional.
- Definir el ámbito de responsabilidades del equipo de trabajo;
- Revisar, estructurar y reenfocar los procedimientos administrativos;
- Establecer un proceso de evaluación continua de las medidas implantadas;
- Fortalecer la evaluación con la creación de un grupo técnico interdisciplinario permanente;
- Ampliar la participación en la toma de decisiones tanto al nivel técnico como gerencial y concentrar todos los procesos en una unidad operacional
Para atender algunos de los problemas más apremiantes, el DRNA establece este Manual para dar uniformidad a las acciones administrativas. Igualmente, la Administración de Gerencia y Presupuesto aprobó la propuesta departamental para agrupar en una sola estructura administrativa el trámite de la mayoría de los permisos, endosos y servicios especializados mediante la creación de la Secretaría Auxiliar de Permisos, Endosos y Servicios Especializados (SAP).
Este cambio organizacional tiene como fin primordial aumentar la efectividad y eficiencia de los procesos mediante la integración de funciones de permisos, endosos y servicios especializados bajo una sola unidad primaria adscrita al Secretario, considerando por supuesto los requerimientos estatutarios de cada tipo de permiso o consulta. Por otro lado, se ha creado un cuerpo integrador, multidisciplinario y profesional que puede manejar los recursos naturales mediante un Programa de Permisos eficiente y expedito.